תוכנה לניהול רכש – מה היא יודעת לעשות?

אחד מהדברים המורכבים ביותר שנדרש לביצוע על ידי מחלקת רכש הינו ניהול תקציב ועמידה ביעדים תקציביים. תוכנה לניהול רכש מסוגלת לסייע במשימה החשובה הזאת ולאפשר שמירה על מסגרת ואיזון תקציבי לאורך כל השנה כולה. אך מלבד זאת, היא גם יודעת לעשות עוד הרבה מאוד משימות נוספות. 

בקרת הזמנות והזמנה ברגע הנכון 

ניהול רכש מחייב תכנון מדויק של הזמנת מגוון פריטים נדרשים, בזמן הנכון. תוכנה לניהול רכש מסייעת לבצע בקרת הזמנות, זיהוי כמות נוכחית וזיהוי המועד שבו עולה הצורך להזמין פריטים. כך ניתן למנוע גודש מיותר במחסנים אך לא נאלצים להתמודד עם מצבים הפוכים, שבהם קיים מחסור ופריטים נדרשים חסרים. כלומר, סיוע בניהול מלאי או תפעול עסקי.  

סגירת הזמנות בצורה נוחה וידידותית 

בעזרת תוכנה לניהול רכש ניתן לטפל בהזמנות ולסגור כל הזמנה שטופלה, ביעילות מירבית. התוכנה מסוגלת לבצע את סגירת הטיפול הן ברמת טיפול בחשבוניות והן ברמת תעודת המשלוח. כך, נמצאים תמיד עם היד על הדופק ויודעים באילו הזמנות הטיפול עדיין נמצא בתהליך ואילו הזמנות כבר טופלו כמו שצריך. 

ניהול הרשאות ואישורים

התוכנה מסייעת בניהול הרשאות למשתמשים, תוך התייחסות למחלקות, גובה סכומי רכישה, הכנסת בקשות להצעות מחיר, מודול לעבודת ספקים (שם יכולים להכניס ישירות חשבוניות רכישה לקראת תשלום) ועוד. 

הפקת דוחות לפי הצורך 

התוכנה יודעת להפיק דוחות ברמות פירוט נדרשות, לצורך עבודה שוטפת, סיכומים, ניהול בקרה, בדיקה תקציבית וכדומה. בנוסף, ניתן לגשת למידע הן באמצעות מערכת מחשב רגילה והן על ידי התחברות דרך המובייל. בקיצור, התוכנה ERP בענן מאפשרת טיפול וסגרת טיפול בכל הרבדים הקשורים בניהול הרכש, החל מהוצאה הזמנה, דרך ביצוע תשלום וכלה בהזנת סגירת הטיפול.